ブログ / 録音と個人情報保護法の基礎

Q1: 会話の録音は「個人情報」か

録音に特定の個人を識別できる情報(氏名の呼びかけ、本人の声、話される経歴・所属など)が含まれていれば、その録音データは個人情報に該当し得ます。会議・面談・取材の録音は、まず該当する前提で扱うのが安全です。事業者が業務で個人情報を扱う場合、利用目的の特定・安全管理措置・本人への配慮といった義務の枠組みに入ります。加えて、病歴などを含む音声は「要配慮個人情報」としてより厳格な扱いが求められます(医療分野は別記事)。

Q2: 文字起こしサービスに渡すのは何にあたるか

録音を外部のクラウド文字起こしに送る行為は、法的には多くの場合「個人データの取扱いの委託」または「第三者提供」のどちらかとして整理されます。

• 委託と整理できる場合 — 文字起こしという役務のためにデータを渡す形。この場合も、委託先の監督(どんな事業者で、どうデータを扱うか確認する)義務が伴います。規約の確認(5項目)はこの監督の第一歩です。
• 学習利用があると話が変わる — サービス側が自社目的(AI学習等)でデータを使う場合、単純な委託を超える利用になり、より慎重な整理が必要になります(学習利用の中身)。
• 国外サーバーなら越境移転の論点も — サーバーが国外にあることが直ちに「外国にある第三者への提供」になるわけではありませんが(事業者・契約関係・アクセス主体で判断されます)、保存場所と契約の確認が意味を持つのはこのためです。

実務でやるべき3つのこと

1. 録音時に目的を伝える。 「記録・議事録作成のために録音します」。利用目的の特定と本人への明示を、録音の冒頭一言で兼ねる習慣です。
2. プライバシーポリシーと運用を一致させる。 自社の公表している利用目的・委託の記載と、実際の文字起こしフローが食い違っていないか点検します。
3. 保管と削除のルールを決める。 安全管理措置の基本は「必要な期間だけ、守られた場所に」。録音・全文テキストの保存場所・アクセス権・削除期限を決めて文書化します。

ローカル処理が整理を単純にする理由

ローカル文字起こしでは、録音データが自社(自分)の管理するPCから外に出ません。つまり外部へのデータ移転に伴う論点(委託・第三者提供・越境移転)を大幅に減らせます。ゼロになるわけではありませんが、残る義務は自社内の安全管理(端末の暗号化・アクセス管理・削除運用)に集約され、考えるべきことが一段シンプルになります(仕組みの解説)。法対応の観点でも、「論点を減らす」ことは有効な戦略です。