ブログ / 弁護士・士業のための録音データの扱い方と文字起こし

守秘義務と録音データの関係

弁護士・税理士・社会保険労務士・行政書士など、多くの士業には法令や会則に基づく守秘義務があります。録音データが通常のメモと違うのは、次の3点です。

• 生の音声は編集できない。 議事メモなら書く段階で秘密情報を落とせますが、録音には相談内容がそのまま入っています。
• 本人の「声」そのものを含む。 会話内容や氏名から個人を特定できる録音は個人情報に該当し得ます(なお、声から本人認証用の特徴データを抽出した場合は個人識別符号に該当します)。いずれにせよセンシティブに扱うべきデータです。
• 依頼者への説明と信頼の問題。 「この相談、録音して外部のサービスで文字にします」と言えるかどうか。言いにくいなら、それが答えの一部です。

クラウド文字起こしを使うときの論点

クラウド型を使うこと自体が直ちに義務違反になるわけではありませんが、判断の前に確認すべき点があります。

1. 第三者サーバーへの送信を「開示」とどう整理するか。 秘密情報を含む録音を外部事業者のサーバーに送ることをどう位置づけるかは、慎重な検討が要る論点です。
2. 規約の確認。 学習利用の有無・保存場所・削除手段など、確認項目は クラウド文字起こしの規約で確認すべき5項目 にまとめました。
3. 依頼者の意向。 録音と外部処理について依頼者の同意を得るか、少なくとも説明できる状態にしておくか。

この検討を録音のたびに行うのは現実的でないため、多くの事務所では「録音は外部に出さない」という一律ルールにする方がシンプルです。

「外部に出さない」処理という整理のしかた

ローカル文字起こしは、音声認識をPC内で完結させる方式です。録音データを外部事業者へ渡さないため、外部開示に関する論点を大きく減らせます。NDAや守秘義務に抵触するかどうかは最終的に個々の契約条文・社内規程で判断されますが、「そもそも外に出していない」ことは、依頼者への説明(「録音も文字起こし処理も、事務所のPCから出していません」)を格段に容易にします。

事務所での実務フロー例

1. 録音は事務所管理の機材・端末で。 個人のスマホより、管理された機材に統一する方が説明しやすくなります。
2. 音源は事務所のPCに直接取り込み、ローカルで文字起こし。 打ち合わせの議事録化なら話者分離(相談者/担当者)も有効です。
3. 保存はPCの暗号化(FileVault/BitLocker)を前提に。 ローカル処理でも、PC自体の紛失・盗難対策は別途必要です。ここは文字起こし方式に関係なく必須です。
4. 不要になった音源・文字起こしの削除ルールを決める。 案件終結時に消すのか、保存年限を設けるのか。「残しっぱなし」を防ぐ運用を先に決めておきます。

向いているケース・向かないケース

• 向いている: 相談・打ち合わせの記録化を効率化したい/依頼者に処理方法を明確に説明したい/月の録音量が多く、時間上限や従量課金が合わない(料金の分岐点はこちら)。
• 向かない: スマホだけで完結させたい/事務所のPCが古く処理性能が不足する(まず無料トライアルで確認を)/リアルタイムの共同編集が必要。